Kurumsal arşiv denildiğinde çoğu zaman akla dosyaların bir klasörde tutulması gelir. Oysa medya kayıtları için gerçek arşiv, yalnızca depolama değil erişilebilir bilgi yapısı demektir.
Ham dosya arşivi bilgi üretmez
Bir video dosyasının saklanması, o dosyadaki bilginin bulunabilir olduğu anlamına gelmez. Aranan bir konuşmanın veya belirli bir başlığın tekrar bulunması çoğu zaman zordur.
Transkript ve özet arşivin değerini artırır
Kayıtlarla birlikte metin, özet ve çıktı dosyaları tutulduğunda arşiv sadece geçmişin deposu değil, gelecekte kullanılacak bir içerik kaynağına dönüşür.
Yetkilendirme arşiv tarafında da kritiktir
Bazı kayıtlar herkese açık olabilirken bazıları yalnızca belirli birimlere görünmelidir. Arşiv yapısının da bu kurumsal ayrıştırmayı desteklemesi gerekir.
Tekrar kullanım kurumsal verimlilik üretir
Eski açıklamalar, canlı yayın kayıtları, eğitim içerikleri ve yönetim konuşmaları doğru arşiv kurgusu ile yeniden değerlendirilebilir.
Kurumsal medya arşivi, ses ve video kayıtlarını aranabilir kurumsal bilgiye dönüştürdüğü ölçüde gerçek değer üretir.